Zijn we nu eindelijk klaar met die oeverloze vergadering?
Herken je dit? Vergaderingen kosten altijd energie, er wordt veel informatie uitgewisseld maar eigenlijk heel weinig echt gezegd, beslissingen worden nauwelijks genomen en er schuiven altijd punten door naar de volgende vergadering en als je echt eerlijk bent: het is gewoon vaak hartstikke saai!
Negen tips om je vergadering WEL effectief en leuk te maken
- Begin met een rondje hoe het met iedereen gaat! In plaats van direct de taaie inhoud in te stappen, maak even contact met elkaar, door twee minuten aan iedereen de tijd te geven of even kort te vertellen hoe het gaat en waar iedereen mee bezig is. Je bent direct op de hoogte, iedereen kan even landen en mensen vinden het leuk, een stukje persoonlijke belangstelling! Valkuil: Stap niet in de valkuil door zelf te bepalen waar die twee minuten voor de ander over moeten gaan: Dus vraag niet: Hoe was je vakantie, leuk gehad? Maar echt open: hoe gaat het en wat houd je bezig op dit moment?
- Kies andere werkvormen!! Het verbaast mij altijd waarom mensen in een vergadering altijd aan een tafel met papier zitten. Laat de mensen over een agendapunt brainstormen in kleine groepjes en daarna terugkoppelen. Doe iets met foto’s die je mening weergeven, wandel 15 minuutjes met elkaar over een bep. Agendapunt. Laat een stukje muziek horen bij een Bep onderwerp.
- Leg het doel van een punt uit. Is het een mededeling, informatie uitwisseling, iets waarover besloten moet worden?
- Wissel per agendapunt van voorzitter, je krijgt direct een ander soort aansturing, andere energie en iedereen wordt veel verantwoordelijker.
- Doe na een uur een energizer van 5 minuten! Durf hierin. Teams die dit doen zijn minstens 80% effectiever! En het is leuk. Laat elke keer iemand anders de energizer bedenken.
- Begin op tijd, ook al zijn er mensen niet en eindig op tijd. Niks laat zoveel energie weglekken als wachten. Op tijd beginnen stimuleert dat mensen voortaan op tijd komen.
- Werk met maximale spreektijd per persoon en per onderwerp. Zodat je niet eindeloos naar wauwelende Wanda hoeft te luisteren, zodat er focus komt, zodat er ook echt iets wordt besloten.
- Durf het conflict aan te gaan. Wees scherp met elkaar. Stimuleer dit ook als voorzitter. Zoek de spanning op in plaats van hem te vermijden. Dat vermijden kost namelijk tonnen energie en je komt niet tot de essentie, terwijl je daar nu juist voor bij elkaar zit; het uitwisselen van VERSCHILLENDE belangen.
- Wees selectief in je onderwerpen! Liever 2 onderwerpen en een echt gesprek dan al die loze afvink agenda’s. Minstens de helft van een vergadering kan via email ook. Laat los dat iedereen overal over moet mee beslissen. Als je een punt zullen veel mensen zich ermee willen bemoeien. Leg je het niet voor dan mist niemand het. Dus durf te kiezen!
Ik ben heel benieuwd of er nu iets veranderd in jullie vergaderingen. Wil je dit delen hoor ik het graag hieronder in een reactie