Hij doet het niet. Of hij doet in ieder geval niet wat de bedoeling is. Veel teammanagers hebben wel één of twee van die medewerkers in hun team, waarvan zij op zijn minst vinden dat hij lastig is of dat hij je meer energie kost dan dat hij oplevert. Vaak is dat ‘stuk zijn’ niet een heel duidelijk disfunctioneren of er echt een potje van maken. Het is meer zo’n ‘net niet matchen’. Zo’n net-niet-match die wel je sokken uit je schoenen doet kruipen van irritatie.

• Die iemand komt bijvoorbeeld altijd met kritiek, vermomd als goede ideeën: “Hé, weet je wat we eigenlijk moeten doen…”
• Die iemand trekt allerlei taken naar zich toe, die vervolgens weken blijven liggen op zijn kantoor.
• Die iemand wijst net even te veel op zijn functieomschrijving om duidelijk te maken dat hij iets niet gaat doen.
• Die iemand kan steeds niet komen op die vergadering, omdat hij dan net zijn moeder naar het ziekenhuis moet brengen (voor de 40^ste keer).
• Die iemand stuurt je een mailtje, als antwoord op dat zeer belangrijke memo, met de opmerking dat er een taalfout staat in de tweede alinea…

Behalve zo’n persoon langzaam te wurgen bij de kopieermachine, wat kun je nog meer doen?

Tip 1: Check je aannames

Geef maar toe, bij zo’n medewerker die net niet matcht, hebben we allerlei oordelen en aannames. We vinden het een mierenneuker, een zeikwijf, een klaploper, etc. Alleen wat we vaak vergeten is om het gesprek aan te gaan met de persoon in kwestie.

Als we dat wel doen, blijkt namelijk vaak dat dat gedrag waar jij je zo aan ergert, dat dat met de beste intenties wordt gedaan. Of dat iemand zich er in ieder geval niet van bewust is dat het gedrag zo irritant overkomt.

Wij vinden bijvoorbeeld de man die op zijn functieomschrijving wijst een pietje-precies, die niks voor een ander over heeft. Zelf weet hij gewoon simpelweg niet hoe hij ‘nee’ moet zeggen. Hij grijpt dan maar halfslachtig naar de functieomschrijving.

Dus ga het gesprek aan! Kom erachter wat er achter dat ‘rare’ gedrag zit. Als je dat weet kun je ook tot een werkende oplossing komen. En daar hoef je niet eens zo hard voor te werken, want als je dan toch in gesprek bent, laat dan ook de oplossing maar van de persoon zelf komen. Je zult versteld staan over hoeveel beter die waarschijnlijk is dan dat wat jij had bedacht :-).

Tip 2: Spreek de kaders uit!

Als ik een euro zou krijgen voor elke keer dat ik een teammanager hoor zeggen: “Hij snapt toch wel dat…” dan zou ik inmiddels harstikke rijk zijn.

We denken zo vaak dat we helder zijn in onze verwachtingen, in de kaders (wat wel en niet kan) en in onze afspraken, maar niets is minder waar.

We laten Klaas bijvoorbeeld een MBA doen (als zoethoudertje), terwijl er helemaal geen functie vrijkomt waar Klaas zijn opleiding kan toepassen. We vinden dat Sandra de kantjes ervanaf loopt, omdat ze al om 17.00 uur naar huis gaat. Maar we zeggen dat nooit tegen haarzelf. Sandra zelf denkt dat ze het juist goed doet door tot 17.00 uur te blijven en daarna nog wat thuis te werken. Ilse neemt vanuit loyaliteit steeds meer op haar bordje, terwijl wij juist zouden willen dat ze meer gaat delegeren (maar dat spreken we niet uit natuurlijk).

Spreek je uit! Ook al is het slecht nieuws, ook al stel je iemand teleur op de korte termijn. De grootste teleurstellingen zijn verwachtingen die jarenlang maar niet uit komen, omdat niemand zich durft uit te spreken.

Tip 3: Jij bent rolmodel, goed voorbeeld doet volgen

Als jij altijd tien minuten te laat komt op een vergadering… Als jij klaagt over die andere afdelingen… Als jij de stukken nooit helemaal leest… Als jij belooft er volgende week op terug te komen en dat vervolgens niet doet… Als jij de deadline steeds verschuift…

Ach je raadt het al, hè?

Goed voorbeeld doet volgen en het tegenovergestelde ook.

Tip 4 Soms zijn dingen tijdelijk

Je medewerker is een mens en mensen hebben wel eens iets. Dat hoeft 9 van de 10 keer niets met het werk te maken te hebben. Maar soms uit zich dat wel op het werk, juist in van die kleine irritaties. Je collega heeft bijvoorbeeld echt een moeder in het ziekenhuis. En juist daarom is het bijwonen van de vergadering waar allerlei meningen over de tafel vliegen net even teveel voor je collega. Maar in plaats van dat zo te benoemen, verzint je collega een smoes of een reden waar jij geen nee tegen kan zeggen.

Soms is simpelweg een beetje welgemeende interesse en aandacht het beste wat je kan geven. Die interesse en aandacht kunnen precies datgene zijn waardoor je medewerker zelf weer uit de malaise stapt en weer de schouders eronder zet.

Duwen en trekken helpt niet. Een beetje compassie vaak wel.

O ja: bij compassie denken we vaak dat we het verhaal van de ander helemaal moeten begrijpen en ook nog helpen oplossen. Puur luisteren en de ander wat ruimte geven is zoveel effectiever.

Tip 5: Soms zijn dingen eindeloos

Net beschreef ik een medewerker waar het even niet zo goed mee gaat. Maar je hebt natuurlijk ook je pappenheimers die in 1963 al ontslagen hadden moeten worden. Het zijn vaak de doorschuifmedewerkers van een grotere organisatie of juist medewerkers bij een kleine organisatie die heel goed matchten in de beginfase van je bedrijf, maar die niet meer matchen bij wat het bedrijf nu nodig heeft. Soms is dit zelfs één van de directeuren.

Ik heb eigenlijk maar één advies: neem afscheid! Op de meest respectvolle manier die je kunt bedenken. Heb respect voor wat iemand heeft betekend. Juist door eerlijk te zijn over dat iemand niet meer past. Dan gun je het iemand tenminste om ergens anders weer voluit te kunnen floreren.

In bijna elk teamtraject dat ik heb begeleid zijn er mensen vertrokken (vaak uit eigen beweging, omdat duidelijk werd dat het niet meer klopte). En al die keren is het voor beide partijen hartstikke goed geweest. Ik heb zelfs bedankmailtjes gehad van mensen die ontslagen zijn, simpelweg omdat ze nu weer lekker kunnen werken in plaats van verkrampt vast te moeten houden aan een functie die niet meer past.

Ik ben benieuwd welke lastige keuzes jij wel eens hebt moeten maken.